PENGERTIAN DAN HAKIKAT ILMU ADMINISTRASI

6 prinsip dalam menjalankan roda administrasi Negara menurut Leonard Shihlien Hsu (1932: 121-124) dalam Rules of Public Administration:

1. penguasa dan para pimpinan pemerintahan harus memahami secara baik keadaan negeri yang dipimpinnya.
2. pimpinan pemerintahan harus menguasai “cara”, artinya menggunakan pendekatan terhadap suatu masalah dengan mencari seluas-luasnya berbagai pendapat yang beraneka dan berbeda-beda dan dengan melakukan studi yang cermat mengenai beberapa fakta.  
3. semangat pengabdian kepada masyarakat adalah hal yang paling pokok dalam menyelenggarakan urusan-urusan pemerintahan. Ajaran Confucius sangat mengecam favoritisme dan nepotisme.
4. pemerintah harus memajukan kesejahteraan ekonomi rakyatnya.
5. penyelenggaraan administrasi negara yang baik ialah memikirkan urusan pemerintahan tanpa rasa lelah dan melakukannya secara konsisten.
6. penyelenggaraan administrasi negara yang baik dapat dicapai melalui pemilihan pejabat-pejabat yang jujur, tidak mementingkan diri sendiri, serta memiliki kapabilitas (Suryawikarta, 1994).

Macam - macam pengaturan menjalankan pemerintahan menurut The constitution of Chow  (Lepawsky, 1960: 83):

1. berkenaan dengan organisasi atau kelembagaan sebagai instrumen didirikannya pemerintahan.
2. berkenaan dengan aneka fungsi kelembagaan yang menyebabkan penyelenggaraan pemerintahan negara menjadi jelas.
3. berkenaan dengan pengaturan hubungan (fungsional) penyelenggaraan pemerintahan negara yang bersifat kooperatif.
4. berkenaan dengan efisiensi prosedur penyelenggaraan pemerintahan negara.
5. berkenaan dengan formalitas terutama ditujukan agar penyelenggaraan pemerintahan negara terlihat solid dan permanen.
6. berkenaan dengan pengawasan penyelenggaraan pemerintahan Negara yang bersih.
7. berkenaan dengan hukuman sehingga penyelenggaraan pemerintahan negara bisa dikoreksi.
8. berkenaan dengan tata buku anggaran sehingga penyelenggaraan pemerintahan negara bisa di audit.

A. ADMINISTRASI DALAM ARTI SEMPIT

• Administrasi (arti sempit) : Kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta keterangan secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan informasi dan juga untuk memudahkan kembali memperolehnya (Ulbert Silalahi, 1989). Singkatnya disebut sebagai tata usaha (clerical work or office work).
• J. Wajong (1962) : Kegiatan administrasi meliputi pekerjaan tata usaha yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi pimpinan.
• Prajudi Atmosudirjo (1980) : Tata usaha sebagai pekerjaan pengendalian (the handling) informasi.
• Munawardi Reksohadiprojo (1984) : Administrasi berarti tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis, serta penentuan fakta-fakta secara tertulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan fakta lainnya.
• Administrasi sebagai tata usaha dipengaruhi Bahasa Belanda : administrasi sebagai stelselmatige verkijging en verwerking van gegeven. Administratie, yaitu bestuur (manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi) dan beheer (manajemen dari sumber daya organisasi).
• Di zaman Romawi, seorang administrator, adalah seorang yang mendapat kepercayaan untuk melakukan tugas dari seorang pemilik harta kekayaan untuk mengurus semua kesatuan harta kekayaan berikut personel dalam satu organisasi.
• Prajudi Atmosudirjo (1980) : Kegiatan administro tidak lain merupakan kegiatan manajemen, yaitu sebagai proses pengendalian, penggerakan, dan pemanfaatan serta pendayagunaan faktor-faktor sumber daya yang sudah direncanakan sebelumnya.
• Soewarno Handayaningrat (1981) : Administrasi meliputi kegiatan catat-mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work).
• Ulbert Silalahi (1992) : Keseluruhan rangkaian kegiatan-kegiatan tersebut terdiri atas penerimaan, pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikan, penggandaan, pengiriman informasi, dan data secara tertulis yang diperlukan organisasi.

B. ADMINISTRASI DALAM ARTI LUAS

Administrasi  adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Menurut Herbert A. Simon, administrasi adalah kegiatan 2 orang yang bekerja sama menggulingkan atau memindahkan sebuah batu yang tidak dapat digulingkan hanya oleh satu orang di antara mereka adalah kegiatan yang di dalamnya terdapat proses administrasi. 

Kegiatan kerja sama disebut sebagai administrasi hanya apabila memenuhi syarat :

1. Kegiatan kerja sama tersebut didasarkan atas keteraturan, adanya pembagian tugas, serta tujuan yang akan dicapai dan cara untuk mencapai tujuan tersusun secara sistematis.
2. kegiatan kerja sama tersebut merupakan kerja sama yang terorganisasi atau kerja sama keorganisasian (organizational cooperation).

Definisi administrasi dalam arti yang luas:

1. Leonard D. White (1958) - Introduction to the Study of Public Administration: administrasi merupakan a process common to all group effort, public, or private, civil or military, large scale or small scale... etc (suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar maupun kecil ... dan sebagainya).
2. H. A. Simon (1958) dan kawan-kawan – Public Administration : Administration as the activities of groups cooperating to accomplish common goals (administrasi sebagai kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan tujuan bersama).
3. William H. Newman (1963) - Administrative Action: The Technique of Organization and Management : Administration has been defined as the guidance, leadership and control of the effort of a group of individuals towards some common goal (administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama).
4. The Liang Gie (1980) - Pengertian, Kedudukan, dan Perincian Ilmu Administrasi : administrasi sebagai segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
5. Sondang P. Siagian (1980) - Filsafat Administrasi : Administrasi sebagai keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya.
6. Stephen P. Robbins (1983) - The Administrative Process : Administrasi sebagai the universal process of efficiently getting activities completed with and through other people (keseluruhan proses dari aktivitas-aktivitas pencapaian tujuan secara efisien dengan dan melalui orang lain).
7. Dwight Waldo (1971) - Pengantar Studi Public Administration (Terjemahan) : administrasi merupakan suatu daya upaya manusia yang kooperatif, yang mempunyai tingkat rasionalitas tinggi.
8. John M. Pfiffner (1960) : Administration may be defined as the organization and direction of human and material resources to achieve desired ends (administrasi dapat didefinisikan sebagai mengorganisasi dan menggerakkan sumber daya manusia dan materiil untuk mencapai tujuan yang diinginkan).
9. Ordway Tead (1954) : Administration is conceived as the necessary of these individuals (executive) in an organization who are charge with ordering, forwarding, and facilitating the associate efforts of group of individuals brought together to realize certain defined purpose (administrasi meliputi kegiatan-kegiatan individu (eksekutif) dalam suatu organisasi yang bertugas mengatur, memajukan, dan menyediakan fasilitas usaha kerja sama sekelompok individu-individu untuk merealisasikan tujuan).
10. J.E. Walters (1959) : Administration is the process of planning, organizing, managing, appraising and controlling an enterprise (administrasi adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan, penaksiran, dan pengawasan suatu masalah).

Ciri pokok administrasi :

1. Adanya sekelompok orang : administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.
2. Adanya kerja sama dari kelompok tersebut : kegiatan administrasi terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama.
3. Adanya pembagian tugas.
4. Adanya kegiatan yang runut dalam satu proses; artinya kegiatan administrasi terjadi dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.
5. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan.
6. Adanya tujuan yang ingin dicapai : sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama.

Ciri Pokok administrasi menurut Ulbert Silalahi (1992) :

1. Kerja sama dilakukan oleh sekelompok orang.
2. Kerja sama dilakukan berdasarkan pembagian kerja secara terstruktur.
3. Kerja sama dimaksudkan untuk mencapai tujuan.
4. Untuk mencapai tujuan memanfaatkan sumber daya yang ada.

Menurut Gibson, dkk (1983), kelompok kerja sama formal dan informal dibentuk karena beberapa alasan :

1. Pemuasan kebutuhan (the satisfaction of needs) : Hasrat untuk mendapatkan kepuasan dari terpenuhinya kebutuhan manusia dapat merupakan daya motivasi yang kuat dalam pembentukan kelompok.
2. Kedekatan dan daya tarik (proximity and attraction) : Interaksi interpersonal yang timbul akibat kedekatan dan daya tarik dapat menyebabkan pembentukan kelompok.
3. Tujuan kelompok (group goals) : Seseorang tertarik masuk suatu kelompok karena justru tertarik pada tujuan kelompok tersebut.
4. Alasan ekonomi (economic reason) : Orang masuk atau membentuk kelompok dalam banyak hal karena orang menganggap dapat memperoleh keuntungan ekonomi yang lebih besar dalam atau melalui kelompok.

Teori mengenai terbentuknya kelompok:

1. Teori Tukar Menukar (Exchange Theory of Attraction) : Diperkenalkan oleh Thibaut dan Kelley tahun 1959, yang melihat individu melakukan interaksi dan membentuk kelompok melalui proses tukar menukar yang disebabkan adanya daya tarik antara imbalan (rewards) dan biaya (cost).
2. Teori Kesamaan Sikap (Theory of Similar Attitude) : Dikemukakan oleh Newcomb (1961). Seseorang cenderung tertarik kepada orang lain dan membentuk kelompok karena dianggap mempunyai sikap yang sama dengannya.
3. Prinsip Saling Melengkapi (The Principle of Complementary) : Ditemukan oleh Winch (1958). Daya tarik untuk berinteraksi dan membentuk kelompok ditentukan oleh prinsip saling melengkapi.

Gibson mengidentifikasi 4 tahap pengembangan kelompok:

1. Saling menerima.
2. Berkomunikasi dan mengambil keputusan.
3. Motivasi dan produktivitas.
4. Pengendalian dan organisasi.

Alasan mengapa pembagian kerja penting dalam suatu kerja sama organisasional menurut Luther Gullick:

1. orang berbeda dalam pembawaan, kemampuan serta kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dengan spesialisasi;
2. orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang sama;
3. seseorang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama;
4. bidang pengetahuan dan keahlian yang begitu luas menyebabkan seseorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin mengetahui lebih banyak, kecuali sebagian kecil saja.

Tujuan dari kerja sama organisasional / tujuan organisasi adalah integrasi dari berbagai tujuan, baik yang bersifat komplementer, yaitu tujuan individu atau tujuan anggota, maupun tujuan yang sifatnya substantif, yaitu tujuan organisasi secara keseluruhan. 

2 dimensi tujuan kerja sama organisasional:

1. Tercapainya tujuan secara efektif dan efisien.
2. Tercapainya kepuasan.

Batasan tentang administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

C. ADMINISTRASI SEBAGAI ILMU DAN SENI

Administrasi sebagai ilmu memiliki sifat-sifat dan landasan pendekatan ilmiah:

1. Landasan Ontologik : ada objek yang diamati terpisah dari subjek yang mengamati. Objek yang diamati oleh ilmu administrasi adalah kegiatan dan dinamika kerja sama sekelompok orang yang terorganisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan, sebagai fenomena sosial.
2. Landasan Epistemologik : metode pendekatan yang digunakan dan bagaimana menerapkan metode ilmiah yang berkenaan dengan cara mengamati sesuatu Administrasi dalam mempelajari dan mengamati objek mempergunakan pendekatan-pendekatan (approach).
3. Landasan aksiologis : tujuan atau sasaran yang hendak dicapai.

Ciri-ciri agar adminsitrasi dapat disebut sebagai ilmu (The Liang Gie, 1980):

1. empiris
2. sistematis
3. objektif
4. analitis
5. dapat dibuktikan kebenarannya

Administrasi bersifat empiris : sebab perkembangan dan penerapan administrasi didasarkan pengamatan-pengamatan dan percobaan-percobaan empiris sehingga menimbulkan aneka pendekatan, seperti pendekatan proses, perilaku, sistem, dan kontingensi.

Administrasi bersifat sistematis : sebab keseluruhan tindakan dan aktivitas serta proses administrasi merupakan rangkaian kegiatan dan tindakan yang dilaksanakan secara bertahap, berkesinambungan, berurutan serta tersusun dalam satu kesatuan fungsi yang saling berhubungan, saling mempengaruhi bagi tercapainya tujuan.

Administrasi bersifat objektif : karena analisis dan telaahannya bebas dari prasangka dan keinginan pribadi penganalisis atau penelaah. Objektivitas ilmu masyarakat kesesuaian realita objek tanpa ada penyimpangan oleh subjektivitas dari yang meneliti.

Administrasi bersifat analisis : sebab memperlihatkan spesifikasi atau spesialisasi atas berbagai bidang atau objek telaahan dalam memahami berbagai sifat, fungsi, dan aktivitas kerja sama (organisasi) menurut bidangnya masingmasing.

Herbert Simon (1969) : Ilmu administrasi merupakan ilmu yang artifisial.

Robert Behn (1995) : Tingkat perkembangan suatu ilmu tergantung pada kemampuan ilmu tersebut menjawab pertanyaan-pertanyaan mendasar (big questions) tentang masalah utama yang menjadi objek studinya.

10 unsur subkonsep administrasi:

1. Organisasi.
2. Manajemen pemasaran.
3. Manajemen produksi.
4. Manajemen personalia.
5. Manajemen keuangan.
6. Manajemen pembelian.
7. Manajemen pergudangan/logistik.
8. Manajemen sistem informasi.
9. Manajemen public relations.
10. Manajemen risiko.

3 perspektif perkembangan ilmu administrasi:

1. Sejarah.
2. Revolusi paradigmatik.
3. Aliran pemikiran administrasi.

D. PERANAN ADMINISTRASI DALAM KEHIDUPAN MASYARAKAT

Albert Lepawsky (1966) menunjukkan 6 peranan administrasi dalam kehidupan dan perkembangan masyarakat.

1. The universal Impotence of Administration : Mengerti perencanaan, organisasi, komando, koordinasi, dan kontrol, yang menjadi dasar-dasar untuk tenaga kerja.
2. The Stabilizing Role of Administration in Society : Fungsi primer administrasi adalah untuk stabilisasi institusi-institusi sosial.
3. The Threat of a Managerial Revolution : Kualitas esensial dari the emerging society adalah dalam hal karaktermanajemennya bahwa dalam kenyataannya manajer-manajer mempunyai kesiapan untuk taken over masyarakat modern.
4. The Prospect Managerial Evolution : Administrasi merupakan prospek bagi munculnya evolusi manajerial.
5. Administration as the Key to Modern Society : Masyarakat modern merupakan masyarakat besar.

Sumber:

Modul Administrasi Keuangan Universitas Terbuka (Edisi 3)

Penulis : Rahman Mulyawan